긴 설명을 알기 쉽게 하는 방법

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긴 설명을 알기 쉽게 하는 방법

 

 긴 설명을 할 때에는 상대의 머리를 혼란시키기 쉬우므로 다음과 같은 점에 신경을 써서 말할 필요가 있다고 합니다.

첫째, 한 번에 한 가지 원칙을 지킨다.
 인간의 의식은, 동시에 많은 것을 집중시키기에는 부적당하다고 합니다. 어떤 일을 의식하면 다른 것에는 희미해지는 경향이 있다고 합니다.

 설명하는 사람이 말하는 것을 정리하지 않고 생각나는 대로 말을 해버린다면 듣는 사람은 혼란을 가져오게 된다고 합니다. 하나하나 차례대로 말하는 것은 설명의 효과를 올리는 데 매우 중요한 일이라고 합니다.

 

 

구체적으로는 어떤 순서로 이야기하는 것이 좋은가를 알아보겠습니다.

★ 시간이 순서
「어제· 오늘 ·내일」이라든가 「오전·오후· 밤」따위 시간의 경과에 따른 배열을 하는 것으로서, 이것은 평범해 보이지만 아주 알기 쉬운 방법이라고 합니다.

★공간의 순서 왼쪽은 무엇이고, 오른쪽은 무엇이라든가, 1층은 무엇, 2층은 무엇이라는 등 공간적, 장소적인 배열도 듣는 사람의 이해를 돕는다고 합니다.

「기지의 일에서 미지에로」 순서를 알린다는 것은, 이미 알고 있는 것을 기초로, 그것을 넓혀가는 과정이 되는 셈이라고 합니다. 그런 의미에서,「알고 있는 일에서 모르는 일로」 진행해 가는 순서는 인간의 이해의 방법에도 딱 들어맞는 방법이라고 합니다.

★「중요한 것에서 중요하지 않는 것」의 순서로 문자 그대로 중요한 것을 말하고 비교적 중요하지 않은 것 에로 옮기는 배열이라고 합니다.

★인과 관계에 따른 순서

 여기에는 두 가지 방법이 있습니다.
원인에서 결과로 옮기는 방법과 거꾸로 결과에서 그 근거로 거슬러 오르는 방법입니다.

 

둘째, 시점을 바꾸어 말한다.
 말이란, 낱말을 이어가는 고리와 같은 것이어서 선상적, 연속적인 것이랍니다. 따라서 한마디 말은 몇 가지 의미를 가지고 있으므로, 말의 의미가 말하는 사람의 의도대로 전하는 것은 앞뒤의 문맥으로 결정되는 것이라고 합니다.

 그러므로 어떤 것을 알게 하기 위해서는, 목적에 따라 입체적으로 시점을 바꾸어 말해야 한답니다.

 설명할 때에, 어떤 측면을 말할 것인가 하는 시점과 , 어떤 측면에서 말하고, 다음에 어떤 측면으로 옮기면 효과적인가 하는 이야기의 흐름을 생각해서 말한다는 것입니다.

 그렇게 하면 생각나는 대로 진력나게 말하는 것보다 알기 쉬운 이야기가 될 것이라고 합니다.

 

셋째, 예고하고, 되풀이한다.
◆ 예고를 하고 설명을 시작하면, 상대는 받아들일 태세를 갖추게 되므로 효과적이라고 합니다.

예고에도 여러 가지 방법이 있습니다.

◆ (o o에 대해서 설명하겠습니다) 따위 윤각을 먼저 말한다.

 

◆ 포인트를 먼저 말한다.
(o o을 X X 하는 데에는 어떻게 하면 좋은 가를 설명하겠습니다.) 등, 

◆ 숫자를 예고한다.
  (세 가지를 말하겠습니다. 그 하나는......) 따위,

 이와 같이 예고를 하면, 중요한 것을 빠뜨리는 일이 적어진다고 합니다.  특히 수를 예고해 두며 문맥의 파악이 뚜렷해서 이해하는 데 도움이 된다고 합니다.

 

 

긴 이야기를 할 때에는,

(지금까지 이야기한 것을 정리하면 세 가지입니다. 그 하나는 이것, 둘째는 이거, 마지막에 이런 것을 말씀드렸습니다.)하고 포인트를 되풀이해 주면 이해된 것이 상대의 머릿속에 뿌리내리게 된다고 합니다.

 

넷째, 확인하면서 진행한다.
 긴 시간에 걸쳐 설명을 할 때나 회의의 정리를 할 때 등 때때로 확인하면서 진행을 하면 여러 가지 효과가 오른다고 합니다.

(지금까지 말씀드린 것을 정리하면 두 가지입니다. 이것 이것입니다. 이제부터 이것 이것에 대해서 말씀드리려고 합니다.)

회의를 할 때 도중에 확인하면서 이야기를 하면, 나중에 온 사람도 전체 흐름을 파악하기 때문에 발언하기 쉬워진다고 합니다.

 

다섯 번째, 브리핑한다.
 많은 것을 길게 이야기할 때에는 브리핑해서 동종의 것을 모아서 말하는 방법도 있다고 합니다.

 예컨대, 오늘 하루 일어난 일을 말하라고 할 때 전화가 3건, 내방자 2명, 시내 연락 2건 등을 정리해서 설명하면, 받아들이는 쪽도 혼란 없이 끝난다고 합니다.

 시간의 순서라고 해서 이질적인 것을 뒤죽박죽 섞어 말하면, 듣는 사람은 정리하기에 곤란을 느낀다고 합니다.

 

 여섯째, 질문에 의해 보안한다.
 질문을 시켜보면 어디를 알지 못하는지를 알 수 있다고 합니다. 상대가 해오지 않으면 이쪽에서 질문을 던져봅니다. 그러면 그 대답으로 이해의 정도를 알 수가 있다고 합니다.

 

이상은 긴 설명을 알기 쉽게 하는 방법에 대해서 알아보았습니다.

이대로 잘 적용하셔셔 설명의 효과를 올리시기 바랍니다.

 

 

 

 

<멋진 대화 뛰어난 화술>  안도변 지음